1인 창업가형 디지털노마드를 위한 프로젝트 관리 툴 비교 (Notion vs Trello 등)

1인 사업가는 시간을 관리하는 게 아니라 흐름을 설계해야 한다

디지털노마드로 살아가면서 동시에 1인 창업가로 일한다는 건 단순한 프리랜서의 삶과 다르다.
업무를 수주하는 데서 끝나지 않고, 기획과 실행, 마케팅, 고객 관리, 수익화까지
하나의 사업 구조 전체를 직접 설계하고 운영해야 하는, 소위 말하는 대표자 위치에 서 있기 때문이다.

이런 구조에서는 ‘할 일 목록’만으로는 도저히 흐름을 유지할 수 없다.
일정을 단순히 쌓는 게 아니라, 업무의 연결성과 흐름, 반복성, 자동화 가능성까지 고려한
프로젝트 관리 툴이 필수적이다.

하지만 시중의 툴들은 대부분 팀 기반이거나,
‘정적’인 리스트 중심 설계를 전제로 만들어져 있다.
1인 창업가형 디지털노마드에게 필요한 건 이동성과 흐름 중심의 ‘적응형 워크플로우’다.

이 글에서는 대표적인 툴인 Notion, Trello, Asana, ClickUp, Todoist를
1인 창업가형 디지털노마드의 실제 업무 구조에 맞춰 실전 비교하고,
각 툴의 장단점과 선택 기준까지 구체적으로 제시한다.

 

 

나만의 리듬과 일정을 시각화하려면: Notion의 설계형 구조

Notion은 하나의 ‘디지털 작업 공간’이자,
디지털노마드의 라이프스타일까지 통합하는 도구로 작동할 수 있다.

 1인 창업가에게 Notion이 적합한 이유:

• 모든 업무 흐름을 하나의 구조 안에 배치할 수 있음
  → 일정, 문서, 수익 흐름, 고객 관리, 콘텐츠 캘린더, 회의록까지 통합 가능
• 링크드 데이터베이스로 반복 작업과 콘텐츠를 자동화 가능
  → 매주 뉴스레터, 블로그 작성, 유튜브 업로드 일정 등 자동으로 생성되게 만들 수 있음
• 오프라인 접근성 지원
  → 인터넷이 불안정한 지역에서도 기본 편집 가능 (모바일/데스크톱 캐시 기능)
• 개인 맞춤형 대시보드 생성 가능
  → 오늘의 우선순위, 이번 주 프로젝트, 할 일, 읽을 자료까지 한 화면에 설계 가능

단점:

• 처음 사용할 때 데이터베이스 개념을 이해해야 하는 진입장벽 있음
• 간단한 일 처리에는 오히려 복잡함
• 실시간 협업보다 ‘혼자서 구조화하는 일’에 더 적합

 Notion은 "모든 걸 하나의 철학으로 정리하고 싶은 사람"에게 강력한 도구다.
특히 콘텐츠 기반 1인 창업가(블로거, 영상 제작자, 강의 기획자 등)에게 최적화되어 있다.

 

 

반복성과 시각화가 중요한 작업에는: Trello의 카드형 직관성

Trello는 칸반(Kanban) 방식의 카드형 프로젝트 툴이다.
시각적으로 “무엇을 해야 하고”, “지금 어디에 있는지”, “무엇이 끝났는지”가 명확히 드러난다.
단순하면서도 직관적인 흐름을 선호하는 노마드에게 이상적이다.

 1인 디지털노마드에게 Trello가 유리한 구조:

• 프로세스 기반 업무에 적합
  → 예: '기획 → 제작 → 검토 → 게시'와 같은 콘텐츠 흐름 관리
  → 각 카드에 작업 링크, 문서, 담당일, 체크리스트 삽입 가능
• 카드 기반 반복 자동화 (Power-up 기능)
  → 매주 같은 작업 복제 → 자동 리스트 이동 설정 가능
• Slack, Google Drive, Zapier 등과의 연동 유리
• 시차 환경에서도 프로젝트 상태를 한눈에 확인 가능

단점:

• 복잡한 프로젝트에는 데이터 구조 한계 존재
  → 여러 보드를 연결해 종합적으로 관리하는 데는 한계 있음
• 기한 기반 업무 관리에 불편함
  → 날짜별 캘린더보다는 ‘단계별 흐름’ 중심이므로 시간 밀착형 작업에 불리

Trello는 "직관적인 진행 관리 + 반복형 콘텐츠 운영"에 최적화된 툴이다.
특히 정기 뉴스레터, 블로그 운영, 디자인 작업 흐름 관리에 효과적이다.

 

 

다차원적인 프로젝트 관리는: ClickUp의 확장형 기능

ClickUp은 최근 빠르게 성장한 올인원 업무 관리 도구다.
Trello의 직관성과 Notion의 데이터 연결성, Asana의 협업 구조를 모두 결합한 형태다.

 1인 창업가에게 ClickUp이 유용한 이유:

• 업무 단위(Task), 목표(Goal), 문서(Doc)를 한 플랫폼 안에서 관리 가능
  → 마케팅 플랜, 고객 응대, 수익 흐름을 한 워크스페이스에 통합
• 템플릿 기능이 강력
  → 반복 프로젝트(온라인 강의 운영, 캠페인 기획 등)를 손쉽게 복제 가능
• 자동화 조건 설정 가능 (If/Then 구조)
  → 예: 댓글 달리면 ‘검토’ 단계로 자동 이동, 일정 도달 시 알림 전송 등
• 시간 추적 기능 내장
  → 작업 단위별 실제 소요 시간 기록, 수익 대비 시간 분석 가능

단점:

• 기능이 많은 만큼 러닝 커브가 존재함
  → Notion보다 더 복잡한 구조를 익혀야 함
• 모바일 사용 시 일부 UI 제약 존재
  → 노마드의 이동 환경에서는 일부 기능 접근이 불편할 수 있음

 ClickUp은 제품형 또는 서비스형 비즈니스를 스케일업 중인 1인 창업자에게 매우 유리하다.
다만 단기 목적보다는 장기 성장 구조에 맞춘 사용자에게 적합하다.

 

일상 루틴과 캘린더 중심 관리에는: Todoist의 초간결형 설계

Todoist는 ‘오늘 할 일’을 중심으로 설계된 할 일 기반 툴이다.
프로젝트 단위보다 날짜 기반 일정 관리와 일상 루틴 자동화에 강점을 가진다.

 왜 디지털노마드가 Todoist를 쓸 수밖에 없는 순간이 있는가?

• 오프라인 동기화 지원
  → 와이파이 없는 지역에서도 사용 가능, 모바일에 최적화됨
• 음성 입력 및 캘린더 연동 편리
  → Google Calendar와 양방향 연동 가능 → 스케줄 자동 반영
• 반복 일정 지정이 매우 직관적
  → “매주 월·수 블로그 업로드”, “매월 1일 매출 정산” 식 일정 등록 가능
• 작업별 우선순위 태깅으로 집중력 유지 가능
  → 급한 일 vs 중요한 일 구분 쉬움

단점:

• 프로젝트 다중 연결이 불가능함
  → 복잡한 업무 흐름이나 다차원 데이터 연결에는 한계 있음
• 템플릿 기능이나 협업 기능은 제한적

 Todoist는 “작고 잦은 할 일을 정확히 실행”하는 데 가장 적합하다.
특히 장소를 자주 옮기는 노마드에게는 일상 흐름을 유지하는 보조 엔진이 될 수 있다.

 

 

실제 사용 시나리오별 툴 조합 전략 (노마드를 위한 하이브리드 조합)

현실적으로 1인 창업가형 디지털노마드는 하나의 툴로 모든 걸 해결하기 어렵다.
따라서 업무 유형과 목적에 따라 툴을 조합해 사용하는 방식이 더 효율적이다.

조합 예시 1: 콘텐츠 제작 중심 1인 크리에이터

• Notion: 콘텐츠 기획 대시보드 + 수익 관리
• Trello: 콘텐츠 생산 워크플로우 (기획 → 제작 → 발행)
• Todoist: 발행 일정 및 리마인더 관리

조합 예시 2: 클라이언트 중심 서비스형 비즈니스 운영자

• ClickUp: 고객별 업무 플로우 및 프로젝트 관리
• Notion: 계약 템플릿, 미팅 회의록, 업무 문서 관리
• Google Calendar: 회의 예약 및 시간 블로킹

조합 예시 3: 디지털 제품 운영자 (강의, PDF, SaaS 등)

• Notion: 제품 콘텐츠 설계 및 피드백 수집
• ClickUp: 마케팅 캠페인 + 전환 퍼널 관리
• Trello: 고객 여정 맵 및 A/B 테스트 일정 시각화

 핵심은 툴을 많이 쓰는 것이 아니라,
“각 툴에 어떤 역할을 줄지 명확히 나누는 것”이다.
툴 간 ‘경계’를 명확히 하면, 루틴이 헷갈리지 않고 효율성이 올라간다.

 

툴이 나를 관리하는 것이 아니라, 내가 툴을 설계하는 방식으로

디지털노마드이자 1인 창업가로 살아가는 일은
시간을 ‘관리’하는 게 아니라 에너지와 흐름을 설계하는 일이다.

프로젝트 관리 툴을 선택할 때, 우리는
“가장 강력한 기능이 있는 툴”이 아니라
“나의 라이프스타일과 업무 흐름에 가장 잘 녹아드는 툴”을 골라야 한다.

• Notion은 철학이고,
• Trello는 시각이고,
• ClickUp은 확장이며,
• Todoist는 일상의 호흡이다.

당신이 어디에 있든, 어떤 프로젝트를 진행하든
툴 하나만 잘 써도 매출 구조와 시간 설계는 달라질 수 있다.
툴을 선택하는 건 단순한 설정이 아니라,
당신의 하루를 어떤 방식으로 살아갈지에 대한 결정이다.